Der Preis für Papier hat sich seit 2021 um fast 70% erhöht!
Viele Unternehmen haben daher bereits im vergangenen Jahr begonnen, Prozesse die noch auf Papierdokumenten basieren auf elektronische Prozesse umzustellen.
Eine enorme Erschwernis stellte dabei lange schon die eigenhändige Unterschrift dar.
Elektronische Dokumente mussten dafür ausgedruckt und nach der Unterschrift wieder eingescannt werden.
Durch die digitale Signatur konnte dieser Medienbruch zwar bereits verhindert werden, stellte allerdings in vielen Fällen eine Einschränkung der Mobilität dar, da die Software und die Signatureinheit (Kartenlesegerät und Signaturkarte) meistens fix an einem PC installiert waren.
Dank neuer Technologien und modernen webbasierten Signaturlösungen in Kombination mit cloudbasierten qualifizierten Signaturen fällt diese Einschränkung jezt komplett weg, wodurch die Umsetzung dieser Prozesse technisch heute schon viel einfacher und rascher realisiert werden kann.
Allerdings stellt die Einführung der digitalen Signatur für viele Unternehmen nach wie vor eine große organisatorische und rechtliche Herausforderung dar, weshalb dieser wichtige Prozess oft bis heute noch nicht umgesetzt wurde.
Bereits bei der Vielzahl an unterschiedlichen Zertifikatstypen fällt die richtige Auswahl sehr schwer.
Unternehmenszertifikate, Unternehmenssiegel, fortgeschrittene Userzertifikate, qualifizierte Zertifikate, Handysignatur, qualifizierte Cloudsignatur und viele mehr.
Im Endeffekt stellte sich immer heraus, dass nur eine Kombination aus mehreren Zertifikatstypen je nach Anwendungsgebiet für ein Unternehmen zum Ziel führte.
Dann stellt sich auch die Frage welche Dokumentenarten mit welchem Signaturtyp signiert werden müssen.
Hier kommt der rechtliche Aspekt ins Spiel. Dokumente, die nur intern verwendet werden, können mit fortgeschrittenen Signaturen versehen werden.
Bei Dokumenten die extern versendet werden, wird es schon schwieriger.
Hier muss man sich die Frage stellen, wie wichtig ein Dokument für das Unternehmen ist und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass dieses Dokument in Zukunft bei einem Gerichtsprozess als Beweismittel zum Einsatz kommt.
Hier hat sich in der Praxis bewährt, dass Dokumente, die in großen Mengen erstellt werden, wie z.B.: Rechnungen, Bestellungen, Bestätigungen, … automatisiert mit fortgeschrittenen Unternehmenssiegeln signiert werden.
Dokumente, die ein User selbst erstellt und die extern versendet werden und nicht so eine hohe rechtliche Relevanz haben, können mit fortgeschrittenen Userzertifikaten signiert werden. Hier ist zu beachten, dass die verwendeten Zertifikate in der Adobe Approved Trust List (AATL) enthalten sind, was bedeutet, dass der Empfänger beim Prüfen keine Zertifikate installieren oder Einstellungen am Acrobat Reader ändern muss ( https://globaltrust.eu/produkte/trust2go/ ).
Dokumente wie Verträge, Bestellungen mit sehr hohen Beträgen, Korrespondenz mit Rechtsanwälten, Notaren und Gerichten, sowie öffentliche Ausschreibungen, … müssen mit qualifizierten Signaturen signiert werden.
Wer soll jetzt welche Art von Signatur im Unternehmen bekommen?
Das hängt davon ab, welcher Mitarbeiter welche Art von Dokumenten im Arbeitsalltag bearbeitet bzw. freigibt.
Mitarbeiter der Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Rechtsabteilung bzw. auch der Personalabteilung werden eher qualifizierte Signaturen benötigen.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass nur eine gute Mischung zum Erfolg führt.
Manche Mitarbeiter werden zwei oder drei unterschiedliche Arten der Signatur benötigen und andere womöglich nur eine interne Signatur oder auch gar keine.
Dann stellt sich noch die Frage, ob man im Haus eine eigene Zertifikatsverwaltung aufbaut, was jedoch mit einem erheblichen technischen und organisatorischen Aufwand verbunden ist, oder ob man lieber auf Cloudsignaturen setzt.
Hierbei bleibt das Signaturzertifikat gleich beim Vertrauensdienst in einer hochsicheren Umgebung und kann dort nur von Ihnen verwaltet und zum Signieren verwendet werden ( https://globaltrust.eu/produkte/trust2go/ ).
Bei der Auswahl des richtigen Anbieters ist darauf zu achten, dass dabei nicht das ganze Dokument, sondern nur die Prüfsumme zum Signieren an den Vertrauensdienste Anbieter gesendet wird.
Ebenfalls ist hier wichtig zu beachten, wie der Zertifizierungsprozess abläuft, wenn Mitarbeiter auch im Ausland wohnhaft sind. Videoident Verfahren ermöglichen hier dem User den Zertifizierungsprozess von zu Hause aus bequem zu erledigen.
Und dann stellt sich noch die Frage der richtigen Signaturlösung.
Es gibt hier Anbieter, die den gesamten Workflow des Dokumentes abbilden, die sehr umfangreich, komplex und teuer sind.
Andererseits haben Sie möglicherweise bereits ein Workflowsystem im Einsatz und möchten auch das Unterschreiben im gleichen System durchführen.
Dazu gibt es ein Signatursystem, das ganz einfach in bestehende Workflowsysteme integriert werden kann und überraschend einfach zu bedienen ist ( https://it20one.at/signaturlosungen/ ).
Wenn Sie vorhaben, ein Signaturprojekt in Ihrem Unternehmen zu starten, profitieren Sie auf jeden Fall von einer projektbegleitenden Beratung durch unsere Signaturexperten, die auf jahrzehntelange Erfahrung im Signaturbereich zurückgreifen können, damit Ihr Signaturprojekt ein voller Erfolg wird!
Ing. Karl Weintögl
Karl.weintoegl@it20one.at
Tel.: 0676 843 198 200
