Prozess - Automatisierung

Die manuelle Bearbeitung von Geschäftsdokumenten verursacht Ihnen täglich hohe Kosten.

Automatisieren Sie mit it20one einzelne Arbeitsschritte und lassen Sie diese im Hintergrund von einem Server erledigen.

Das ist schneller, fehlerfrei und spart Ihnen täglich Kosten.

Dokumente versenden

Dokumente “von Hand” drucken, falten, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen

Unsere Lösung

Automatischer Versand (E-Mail), als online Dokument zur Verfügung gestellt (Fileshare) oder vollautomatisch per Post verschickt

Unterschrift

Dokumente ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen

Unsere Lösung

Dokumente direkt elektronisch unterschreiben oder signieren

Dokumente intern zustellen

Post in Papierform nach Abteilungen sortieren und zur jeweiligen Abteilung bringen

Unsere Lösung

Post einscannen und automatisch verteilen (durch künstliche Intelligenz unterstützt)

Rechnungslauf

Rechnungen kopieren, im Haus verteilen, Freigabe abwarten, händisch einbuchen

Unsere Lösung

Rechnung wird digitalisiert, elektronisch freigegeben und automatisch in der Buchhaltung verbucht

Mailanhang

E-mails aufmachen, Anhänge herunterladen, im richtigen Ordner abspeichern und E-mail weiterleiten

Unsere Lösung

E-Mail-Anhänge werden automatisch im richtigen Ordner archiviert und E-mails automatisch weitergeleitet.

Formulare

Formulare “von Hand” ausfüllen lassen und dann per Hand wieder in ein System eingeben

Unsere Lösung

Elektronische Formulare digital ausfüllen lassen und automatisiert auslesen und abspeichern.

Dokumente versenden

Dokumente “von Hand” drucken, falten,
kuvertieren, frankieren,
zur Post bringen

Unterschrift

Dokumente ausdrucken,
unterschreiben lassen,
einscannen

Dokumente intern zustellen

Post in Papierform nach Abteilungen
sortieren und zur jeweiligen
Abteilung bringen

Rechnungslauf

Rechnungen kopieren, im Haus verteilen,
Freigabe abwarten, händisch
einbuchen

Mailanhang

E-Mails aufmachen, Anhänge herunterladen,
im richtigen Ordner abspeichern
und E-Mail weiterleiten

Mailanhang

E-Mails aufmachen, Anhänge herunterladen,
im richtigen Ordner abspeichern
und E-Mail weiterleiten

Formulare

Formulare “von Hand” ausfüllen lassen
und dann per Hand wieder
in ein System eingeben

Unsere Lösung

Automatischer Versand (E-Mail), als online Dokument
zur Verfügung gestellt (Fileshare) oder
vollautomatisch per Post verschickt

Unsere Lösung

Dokumente direkt elektronisch
unterschreiben oder signieren

Unsere Lösung

Post einscannen und automatisch
verteilen (durch künstliche
Intelligenz unterstützt)

Unsere Lösung

Rechnung wird digitalisiert, elektronisch
freigegeben und automatisch in
der Buchhaltung verbucht

Unsere Lösung

E-Mail-Anhänge werden automatisch im
richtigen Ordner archiviert und E-Mails
automatisch weitergeleitet.

Unsere Lösung

E-Mail-Anhänge werden automatisch im
richtigen Ordner archiviert und E-Mails
automatisch weitergeleitet.

Unsere Lösung

Elektronische Formulare digital
ausfüllen lassen und automatisiert
auslesen und abspeichern.

Baukasten

it20one Lösungen sind nach dem Baukastenprinzip aufgebaut.
Sie erhalten bei uns ein individuell zusammengestelltes System, das genau Ihre Anforderungen abdeckt, mit vielen Möglichkeiten der Erweiterung für die Zukunft.

Modul - 1

Dokumente empfangen und verteilen

Ihre Dokumente werden aus den unterschiedlichsten Kanälen (wie E-Mail, Fileservern, Datenbanken, usw.) entnommen und punktgenau dorthin verteilt, wo sie hingehören. Dokumente werden nicht im Kreis geschickt.

Modul - 2

Identität prüfen

Prüft die Besitzer von Dokumenten und digitale Unterschriften auf Echtheit. Unbefugte Zugriffe werden verhindert.

Modul - 3

Automatisiertes Auslesen

Liest Ihre Dokumente aus, versteht den Inhalt und weiß, was damit geschehen soll. (Rechnungen an Buchhaltung weiterleiten, Bestätigungen archivieren, Bilder katalogisieren, Lieferscheine ablegen, usw.) Ihre Prozesse laufen schnell und fehlerfrei.

Modul - 4

Suchen

Durchsucht Ihre Dokumente (E-Mail, pdf, Dateien, xml, usw.) nach gewünschten Informationen oder Merkmalen. Dabei werden die Dokumente sortiert und sogleich abgelegt (z.B. werden alle Rechnungen aus Ihren E-Mails gefiltert). Das spart Ihnen wertvolle Zeit.

Modul - 5

Prozesse und Workflow abbilden

Erledigt Ihre Prozesse und Workflows verlässlich einen Schritt nach dem anderen. (z.B. zuerst E-Mails automatisch abholen, dann die Datei-Anhänge im richtigen Ordner abspeichern und die zuständige Person benachrichtigen). Alles ohne manuellen Handgriff.

Modul - 6

Dokumente empfangen und verteilen

Dokumente werden vollautomatisch dort abgelegt, wo sie landen sollen. Verzeichnisse werden automatisiert neu erstellt. Importdateien können für Archivsysteme generiert werden. Das Zusammenspiel mit bestehenden Systemen wird erleichtert.

Beispiele

Elektronische Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Eingangsrechnungen werden von Ihrer Mailbox abgeholt, analysiert, die Rechnungsdaten ausgelesen und an Ihr Buchhaltungssystem übergeben. Es müssen keine Lieferanten angelegt oder konfiguriert werden. Eine künstliche Intelligenz erledigt das für Sie im Hintergrund.

Serverseitige OCR bei großer Dokumentenanzahl / Volumen

Sie haben große Mengen an eingescannten PDF Dokumenten und möchten diese durchsuchbar machen? Sie erhalten bei it20one serverseitige OCR Prozesse, die das rasch und in bester Qualität für Sie erledigen.

Dokumente in der Cloud verteilen (Filesharing)

Sie möchten Dokumente sicher und rasch an Mitarbeiter, Partner oder Kunden über eine Cloud verteilen und mit den unterschiedlichsten Systemen synchronisieren? Gemeinsam an Dokumenten arbeiten aber auch Chat, Projektmanagement, E-Mail, Kalender und vieles mehr gemeinsam nutzen? Sie erhalten von it20one eine maßgeschneiderte Lösung dazu.

Unser Angebot: Alles aus einer Hand

Sie haben mit it20one einen professionellen Partner gefunden, der mit Ihnen den gesamten Weg von der Analyse bis zur langjährigen Wartung der Systeme gemeinsam geht.

Analyse & Beratung

Wir gehen mit Ihnen gemeinsam einzelne Prozesse bis hin zu gesamten Abläufen detailliert durch. Sie erhalten von uns Vorschläge für Automatisierungspotential und auch die möglichen Kosteneinsparungen.

System - Konfiguration

Sie erhalten von uns die entsprechenden it20one Systeme, oder bei Bedarf auch Lösungen von Partnerfirmen, mit denen wir viele Jahre sehr erfolgreich zusammenarbeiten.

Wartung & Support

Wir halten Ihre Systeme am neuesten Stand und stehen Ihnen gerne zur Verfügung, wenn ein Problem auftauchen sollte. Unsere Supportabteilung kümmert sich rasch und kompetent um die Behebung.

Unser 5-Schritte Prozess

So kommen Sie auch rasch zu Ihrem automatisierten Prozess:

Beratungsgespräch – 60 Min

Wir berechnen gemeinsam, wie viel Sie pro Monat sparen können.

Analyse Workshop – 4 Std.

Gemeinsam mit Ihrer Fachabteilung bilden wir Ihren Prozess digital ab.

Automatisierung – 1 bis 2 Wochen

Wir setzen Ihren Prozess mit unserem bewährten Software – „Baukasten“ um.

1 Tag Installation und 30 Tage testen

Wir setzen einen Parallelbetrieb auf, den Sie 30 Tage testen können. So wird nichts übersehen.
Änderungswünsche bauen wir umgehend ein.

Roll-out

Sobald Sie zufrieden sind, schalten wir das System „live“.

Unsere Garantie

Wir verbessern Ihr System so lange, bis Sie Ihre versprochenen Einsparungsziele erreichen.

Das ist unser Versprechen an Sie!